Corporate Governance Bericht 2016

1.1 Zusammensetzung und Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Die euromicron AG verfügt gemäß den Vorgaben des Aktiengesetzes über ein duales Führungssystem, bestehend aus Vorstand und Aufsichtsrat.

1.1.1 Der Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat besteht aus drei Mitgliedern und setzt sich gemäß § 96 AktG derzeit allein aus Vertretern der Aktionäre zusammen.

Mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung vom 28. Juli 2016 endete die Amtszeit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats Herrn Dr. Franz-Stephan von Gronau, seines Stellvertreters Herrn Josef Martin Ortolf sowie des weiteren Mitglieds Herrn Dr. Andreas de Forestier. In der ordentlichen Hauptversammlung wurden die Mitglieder des Aufsichtsrats neu gewählt. Vorsitzende des Aufsichtsrats ist nunmehr Frau Evelyne Freitag, ihr Stellvertreter ist Herr Rolf Unterberger und weiteres Mitglied ist Herr Dr. Alexander Kirsch. Die reguläre Amtsperiode der neu gewählten Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung im Jahr 2021.

Die Besetzung des Aufsichtsrats entspricht auch nach der Neuwahl den nachfolgend aufgeführten allgemeinen Anforderungen und konkreten Zielen des Aufsichtsrats für seine Zusammensetzung. Diese berücksichtigen die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (nachfolgend „DCGK“ oder „Kodex“) und lauten wie folgt:

Allgemeine Anforderungen an die Aufsichtsratsmitglieder

• Jedes Aufsichtsratsmitglied muss die gesetzlichen und satzungsmäßigen Voraussetzungen für eine Mitgliedschaft im Aufsichtsrat erfüllen (vgl. insbesondere § 100 Abs. 1 bis 4 AktG).
• Jedes Aufsichtsratsmitglied muss über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der ihm gesetzlich und satzungsmäßig obliegenden Aufgaben erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.
• Dem Aufsichtsrat muss mindestens ein unabhängiges Mitglied mit Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung (§ 100 Abs. 5 AktG) angehören.

Konkrete Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat festgelegt, dass im Idealfall die Mitglieder des Aufsichtsrats in ihrer Gesamtheit die folgenden Qualifikationen und Eigenschaften abdecken sollen, wobei auch eine Kumulation mehrerer Qualifikationen und Eigenschaften in einer Person möglich ist:

• Dem Aufsichtsrat sollen mindestens zwei unabhängige Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Ziff. 5.4.2 Satz 2 DCGK angehören.
• Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollen über unterschiedliche Ausbildungen und über Sachverstand aus verschiedenen Bereichen des Wirtschaftslebens verfügen. Wünschenswert ist insbesondere Sachverstand auf den Gebieten der Betriebswirtschaftslehre, der Rechnungslegung und Wirtschaftsprüfung sowie des Banken- und Finanzwesens.
• Dem Aufsichtsrat soll mindestens ein Mitglied mit Expertise auf dem Gebiet des internationalen Geschäfts der euromicron Gruppe angehören.
• Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats soll ein möglichst vielfältiges Spektrum an Lebenserfahrung repräsentieren. Kein Mitglied des Aufsichtsrats soll älter als 70 Jahre sein.
• Zum Aufsichtsratsmitglied soll nicht gewählt werden, wer bei der Amtsausübung voraussichtlich häufig oder dauerhaft einem Interessenkonflikt unterliegen wird.

Mit Beschluss des Aufsichtsrats vom 17. September 2015 legte der Aufsichtsrat die Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat gemäß § 111 Abs. 5 AktG entsprechend dem damaligen Status auf 0% fest und setzte eine Umsetzungsfrist bis 31.12.2016. Nach der erfolgten Neuwahl der Aufsichtsratsmitglieder und der Wahl von Frau Evelyne Freitag in der Hauptversammlung am 28. Juli 2016 lag der Frauenanteil bei 1/3 und damit über der gesetzten Zielgröße. Mit Beschluss vom 14. Dezember 2016 legte der Aufsichtsrat die neue Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat von 1/3 bis zum 31. Dezember 2018 fest.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats sind alle Mitglieder unabhängig im Sinne von Ziff. 5.4.2 des Kodex. Soweit Mitglieder des Aufsichtsrats in hochrangiger Position bei anderen Unternehmen tätig sind, mit denen die euromicron AG – mittelbar oder unmittelbar – in Geschäftsbeziehungen steht, erfolgen diese Transaktionen zu Bedingungen wie unter fremden Drittunternehmen und betreffen nach unserer Ansicht die Unabhängigkeit der betroffenen Mitglieder des Aufsichtsrats nicht.

Im Geschäftsjahr 2016 sind auch keine Interessenskonflikte aufgetreten.

Der Aufsichtsrat berät den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens, überwacht seine Tätigkeit und ist in Entscheidungen, die von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen sind, unmittelbar eingebunden. Die Geschäftsentwicklung und Strategie sowie deren Planung und Umsetzung erörtert der Aufsichtsrat in regelmäßigen Sitzungen gemeinsam mit dem Vorstand.

Der Aufsichtsrat prüft den Jahresabschluss, den Konzernabschluss und den jeweiligen Lagebericht sowie den Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns. Er behandelt die Quartals- und Halbjahresberichte und ist darüber hinaus für die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses zuständig, wobei er jeweils die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers berücksichtigt.

Zudem befasst sich der Aufsichtsrat mit der Einhaltung von Rechtsvorschriften, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Verhaltensleitlinien durch das Unternehmen (Compliance).

Der Aufsichtsrat hat weiterhin die Aufgabe, die Mitglieder des Vorstandes zu bestellen, deren Zahl zu bestimmen und Ressorts festzulegen. In einer Geschäftsordnung hat der Aufsichtsrat die Arbeit des Vorstandes geregelt, soweit dies nicht bereits durch die Satzung festgelegt ist. Insbesondere hat der Aufsichtsrat festgelegt, welche wesentlichen Vorstandsentscheidungen – zum Beispiel größere Akquisitionen, Deinvestitionen und Finanzmaßnahmen – seiner Zustimmung bedürfen.

Der Aufsichtsratsvorsitzende koordiniert die Arbeit im Aufsichtsrat. Aufsichtsratsausschüsse wurden nicht gebildet.

Die personelle Zusammensetzung des Aufsichtsrats ist in Ziffer 1.1.1 des Corporate Governance Berichts sowie im Kapitel Aufsichtsrat und Vorstand des Geschäftsberichts dargestellt. Die Arbeit des Aufsichtsrats wird im Kapitel Bericht des Aufsichtsrats des Geschäftsberichts im Einzelnen dargestellt. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist im Kapitel Vergütungsbericht des Geschäftsberichts 2016 erläutert.

1.1.2 Der Vorstand

Die Mitglieder des Vorstands führen die Geschäfte des Unternehmens und leiten es mit dem Ziel nachhaltiger Wertschöpfung in gemeinsamer Verantwortung. Sie entwickeln die strategische Ausrichtung, die Jahres- und Mehrjahresplanung, entscheiden über Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, stimmen diese mit dem Aufsichtsrat ab und sorgen für deren Umsetzung. Den Vorstandsmitgliedern sind vom Aufsichtsrat einzelne Ressorts zugewiesen worden, so dass klare Zuständigkeiten bestehen.

Der Vorstand besteht aus zwei Mitgliedern; der Aufsichtsrat hat das Vorstandsmitglied Frau Bettina Meyer zur Vorstandssprecherin ernannt. Aufgaben der Vorstandssprecherin sind unter anderem die Koordination der Vorstandsarbeit, insbesondere in Bezug auf die Leitung der Sitzungen des Vorstands, sowie die Repräsentation der Gesellschaft.

Der Vorstand stellt die Quartals- und Halbjahresabschlüsse des Unternehmens, die Jahresabschlüsse der euromicron AG und die Konzernabschlüsse auf. Darüber hinaus sorgt der Vorstand für die Einhaltung von Rechtsvorschriften, behördlichen Regelungen und internen Verhaltensleitlinien im Unternehmen und wirkt auf deren Beachtung auch in den Unternehmen der euromicron Gruppe hin (Compliance). Weitere Informationen zum Compliance Programm sowie zu diesbezüglichen Maßnahmen im Geschäftsjahr 2016 finden sich im Kapitel Compliance Bericht des Geschäftsberichts.

Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten zum Wohl der Unternehmensgruppe eng zusammen. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat in regelmäßigen Abständen, zeitnah und umfassend über alle für das Gesamtunternehmen relevanten Fragen der Strategie, der Planung, Geschäftsentwicklung, Finanz- und Ertragslage, unternehmerischen Risiken und Compliance.

Bei der Besetzung von Führungspositionen achtet der Vorstand neben der angemessenen Berücksichtigung von Frauen auf vielfältige Fähigkeitsstrukturen (Diversity).

Die konkreten Zielgrößen für den Frauenanteil im Vorstand gemäß § 111 Abs. 5 AktG sowie für den Frauenanteil in der Führungsebene unterhalb des Vorstands gemäß § 76 Abs. 4 AktG werden in der Erklärung zur Unternehmensführung nach § 298a HGB im Unterpunkt „Zielgrößen“ beschrieben.

Die personelle Zusammensetzung des Vorstands ist im Kapitel Aufsichtsrat und Vorstand des Geschäftsberichts dargestellt. Die Vergütung der Vorstandsmitglieder ist im Kapitel Vergütungsbericht des Geschäftsberichts erläutert.

1.2 Aktionäre und Hauptversammlung

Alle Aktien der euromicron AG sind gleichwertig und gewähren dem Aktionär grundsätzlich jeweils eine Stimme. Das Stimmrecht üben die Aktionäre neben ihren weiteren gesetzlich und satzungsgemäß vorgesehenen Rechten vor oder während der Hauptversammlung aus.

Die jährliche ordentliche Hauptversammlung findet nach § 14 der Satzung innerhalb der ersten acht Monate eines Geschäftsjahres statt. Dieser legt der Vorstand den Jahresabschluss, den Lagebericht, den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht vor. Die Hauptversammlung entscheidet über die Gewinnverwendung, die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat und wählt regelmäßig die Vertreter der Aktionäre im Aufsichtsrat. Die Hauptversammlung entscheidet auch über Satzungsänderungen, kapitalverändernde Maßnahmen, Unternehmensverträge und andere wesentliche unternehmerische Maßnahmen, die sodann vom Vorstand umgesetzt werden.

Die Einberufung der Hauptversammlung erfolgt unter Angabe der Tagesordnung und Erläuterung der Rechte der Aktionäre. Zugänglich zu machende Unterlagen betreffend die Tagesordnungspunkte sind auf der Homepage der euromicron AG abrufbar.

1.3 Transparenz

Wir haben den Anspruch, institutionelle Investoren, Privataktionäre, Finanzanalysten, Mitarbeiter sowie die interessierte Öffentlichkeit durch regelmäßige und aktuelle Information gleichermaßen über die Lage des Unternehmens zu informieren. Presse-, Ad-hoc- und Stimmrechtsmitteilungen sowie sämtliche Finanzberichte und andere wesentliche Informationen veröffentlichen wir auf unserer Homepage. Dort sind auch alle Dokumente zu unserer Hauptversammlung zu finden. Über die wiederkehrenden Termine wie das Datum der nächsten Hauptversammlung oder die Quartalsberichte informieren wir in einem Finanzkalender, der auf der Homepage der Gesellschaft veröffentlicht ist.

Gemäß Art. 19 der Verordnung (EU) Nr. 596/2014 des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über Marktmissbrauch (Marktmissbrauchsverordnung)  sind Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats oder ihnen nahestehende Personen verpflichtet, meldepflichtige Geschäfte in Aktien der euromicron AG offenzulegen, wenn der Wert der Geschäfte innerhalb eines Kalenderjahres die Summe von EUR 5000,- erreicht oder übersteigt (Directors´ Dealings). Im Geschäftsjahr 2016 gab es keine meldepflichtigen Geschäfte.  

1.4 Abschlussprüfer

PricewaterhouseCoopers (PWC) wurde 2010 erstmals zum Abschlussprüfer der AG und zum Konzernabschlussprüfer gewählt. Verantwortlicher Prüfungspartner ist seit dem Geschäftsjahr 2013 Herr Dr. Ulrich Störk.

Die Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289a HGB ist Bestandteil des Lageberichts der euromicron AG und des Konzernlageberichts. Gemäß § 317 Abs. 2 Satz 3 HGB sind die Angaben nach § 289a HGB nicht in die Prüfung einzubeziehen.

Wortlaut der Entsprechenserklärung (§ 161 AktG) der euromicron AG für das Jahr 2016 vom 8. Dezember 2016

„Vorstand und Aufsichtsrat börsennotierter Aktiengesellschaften sind nach § 161 AktG verpflichtet, einmal jährlich zu erklären, dass den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden. Im letztgenannten Fall ist zu begründen, weshalb der jeweiligen Empfehlung nicht entsprochen wurde und wird.

Vorstand und Aufsichtsrat der euromicron Aktiengesellschaft communication & control technology (im Folgenden: „euromicron AG“) haben die letzte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG am 8. Dezember 2015 abgegeben.

Die nachfolgende Erklärung bezieht sich für den Zeitraum seit der Veröffentlichung der letzten Entsprechenserklärung am 8. Dezember 2015 auf die Empfehlungen des Kodex in seiner Fassung vom 5. Mai 2015, die am 12. Juni 2015 im Bundesanzeiger veröffentlicht wurde.

Dies vorausgeschickt, erklären Vorstand und Aufsichtsrat der euromicron AG gemäß § 161 AktG:

Die euromicron AG entsprach und wird den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex mit folgenden Ausnahmen entsprechen:

1. Individualisierte Darstellung der Vorstandsvergütung (Ziff. 4.2.5 Abs. 3 und 4 DCGK)
Nach der Empfehlung in Ziff. 4.2.5 Absatz 3 und 4 DCGK soll für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2013 beginnen, die Vorstandsvergütung unter Verwendung von Mustertabellen individualisiert offengelegt werden. Für diese Informationen sollen die dem Kodex als Anlage beigefügten Mustertabellen verwandt werden. Von der Ziffer 4.2.5 Abs. 3 und 4 des Kodex wird derzeit abgewichen und wird auch in Zukunft abgewichen werden.

Begründung:
Die Vergütung des Vorstands wird im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen offengelegt. Eine darüber hinausgehende Offenlegung und Aufschlüsselung anhand der Angaben der Mustertabelle erfolgt aufgrund des Umstellungsaufwands und administrativen Mehraufwands nicht.

2. Gestaltung der Vorstandsverträge, Abfindungs-Cap (Ziff. 4.2.3 Abs. 4 DCGK)
Nach der Empfehlung in Ziff. 4.2.3 Abs. 4 DCGK soll beim Abschluss von Vorstandsverträgen darauf geachtet werden, dass Abfindungen bei vorzeitiger Beendigung des Vertrages die Vergütung für die Restlaufzeit, maximal jedoch die Summe von zwei Jahresvergütungen, nicht überschreiten (Abfindungs-Cap). Von der Ziffer 4.2.3 Abs. 4 des Kodex wird derzeit abgewichen und wird auch in Zukunft für die Dauer der laufenden Vorstandsverträge abgewichen werden.

Begründung:
Nach Auffassung der euromicron AG liegt es im Interesse des Unternehmens, von der Empfehlung in Ziffer 4.2.3 Absatz 4 DCGK abzuweichen. Eine vorzeitige Beendigung des Vorstandsvertrags kann bei Fehlen eines wichtigen Grundes nur durch einvernehmliche Aufhebung erfolgen. Damit wäre durch ein Abfindungs-Cap nicht ausgeschlossen, dass beim Ausscheiden über die Höhe der Abfindung mitverhandelt wird. Der Spielraum für Verhandlungen über das Ausscheiden wäre zudem bei einem vereinbarten Abfindungs-Cap eingeengt, was insbesondere dann nachteilig sein kann, wenn Unklarheit über das Vorliegen eines wichtigen Grunds für die Abberufung besteht.

3. Bildung von Aufsichtsratsausschüssen (Ziff. 5.3.1 bis 5.3.3 DCGK)
Der Aufsichtsrat der euromicron AG hat in der Vergangenheit keine Ausschüsse gebildet und wird auch in der Zukunft davon absehen, womit die euromicron AG von den Empfehlungen in Ziff. 5.3.1 bis 5.3.3 DCGK abweicht.

Begründung:
Der Aufsichtsrat der euromicron AG besteht satzungsgemäß lediglich aus drei Personen. Die Bildung von Ausschüssen würde die Arbeit in dem dreiköpfigen Aufsichtsrat nicht erleichtern, da auch die beschließenden Ausschüsse mit mindestens drei Aufsichtsratsmitgliedern besetzt sein müssten.

Frankfurt am Main, den 8. Dezember 2016

Der Vorstand Der Aufsichtsrat“

Angaben zu Unternehmensführungspraktiken

Unternehmensführungspraktiken, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen, enthält der Verhaltenskodex der Gesellschaft. Dieser ist auf der Homepage der Gesellschaft unter www.euromicron.de/Verhaltensleitlinien einsehbar. Der Verhaltenskodex enthält insbesondere Leitlinien für Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten, für das Verhalten gegenüber Wettbewerbern, Dritten sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, zum Umgang mit Informationen, zur Vermeidung von Interessenkonflikten und zur Sicherheit sowie zum Gesundheits- und Umweltschutz.

Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Die personelle Zusammensetzung des Vorstands und des Aufsichtsrats ist im Kapitel Aufsichtsrat und Vorstand des Geschäftsberichts dargestellt. Eine allgemeine Beschreibung der Aufgaben und Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat ist im Abschnitt Zusammensetzung und Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat im Corporate Governance Bericht des Geschäftsberichts zu finden. Dieser ist auch im Internet auf unserer Homepage im Bereich Corporate Governance veröffentlicht.

Zielgrößen

Mit Beschluss vom 14. Dezember 2016 legte der Aufsichtsrat gemäß dem derzeitigen Status die neue Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat von 1/3 bis zum 31. Dezember 2018 fest.

Mit Beschluss des Aufsichtsrats vom 14. Dezember 2016 legte der Aufsichtsrat die Zielgröße für den Frauenanteil im Vorstand gemäß § 111 Abs. 5 AktG entsprechend dem derzeitigen Status auf 50% fest und setzte eine Umsetzungsfrist bis 31.12.2018.

Bei der Besetzung von Führungspositionen achtet der Vorstand neben der angemessenen Berücksichtigung von Frauen auf vielfältige Fähigkeitsstrukturen (Diversity). Gegenwärtig besteht unterhalb des Vorstands eine Führungsebene, die sich aus vier Fachbereichsleitern mit Prokura zusammensetzt. Angesichts der laufenden Dienstverträge und erfolgreichen Arbeit sieht der Vorstand derzeit für eine Verbesserung des Frauenteils in der Führungsebene unterhalb des Vorstands weder die Notwendigkeit noch Möglichkeit. Mit Beschluss vom 13. Dezember 2016 legte der Vorstand daher für den Frauenanteil in der Führungsebene unterhalb des Vorstands gemäß § 76 Abs. 4 AktG entsprechend dem derzeitigen Status 0 % fest und setzte eine Umsetzungsfrist bis 31.12.2017. Der Vorstand hat sich zugleich dazu bekannt, verstärkt fachlich und persönlich geeignete Frauen für Führungspositionen zu entwickeln bzw. zu gewinnen.

Die festgelegten Zielgrößen für den Frauenanteil im Aufsichtsrat, im Vorstand und in der Führungsebene unterhalb des Vorstands sind damit gegenwärtig erfüllt.

Integere Unternehmensführung bedeutet für den Vorstand der euromicron AG moralisch und gesetzlich verantwortungsvolles Handeln, insbesondere im Umgang mit den Führungskräften und Mitarbeitern ebenso wie mit allen Geschäftspartnern. Diese Maximen werden von Vorstand, Aufsichtsrat und den Mitarbeitern aktiv gelebt und haben Eingang in den Verhaltenskodex der Gesellschaft gefunden. Dieser bildet die Basis, das Grundverständnis, für ein einheitliches ethisches Verständnis im Konzern. Der Verhaltenskodex ist auf der Homepage der Gesellschaft unter www.euromicron.de/Verhaltensleitlinien einsehbar.

3.1 Compliance-Schwerpunkte

Neben den allgemeinen Richtlinien für die Compliance-Praxis wählt der Vorstand in Abstimmung mit dem Compliance-Verantwortlichen der euromicron AG jedes Jahr einen besonderen Schwerpunkt, um dem Wandel, dem unsere einzelnen Geschäftsbereiche unterworfen sind, stets ausreichend gerecht zu werden. Hiermit sollen die veränderten Anforderungen aus dem operativen Geschäft ebenso wie aus dem sich wandelnden Marktumfeld abgedeckt werden. Anhand der gesondert definierten Schwerpunkte sollen unsere Geschäftsbereiche auf der Basis der geschaffenen Compliance-Struktur weiterentwickelt werden.

Im Jahr 2016 stellte die Compliance im Personalwesen einen Schwerpunkt der Compliance Tätigkeiten dar. Hierzu wurden insbesondere verschiedene Präsenzschulungen durchgeführt, sowie Standarddokumente entsprechend aktualisiert und angepasst.

3.2 Compliance-Schulung

Diverse Schulungsmaßnahmen stellen sicher, dass der hohe Anspruch, den die euromicron AG an alle Führungskräfte und Mitarbeiter anlegt, auch umgesetzt und gelebt wird. Neben Schulungen am Arbeitsplatz in Form von e-Learning identifizieren die Compliance-Verantwortlichen bestimmte Kreise aus Führungskräften und Mitarbeitern, um diesen in Präsenzschulungen Compliance-Inhalte zu vermitteln. So können die spezifischen Anforderungen unserer diversen Geschäftsbereiche besser abgedeckt werden.

3.3 Compliance-Organisation

Für die Umsetzung, Kontrolle und Weiterentwicklung der Compliance-Grundsätze hat der Vorstand eine effektive Organisationsstruktur geschaffen, die den hohen Anspruch an die Einhaltung von Gesetzen und betrieblichen Vereinbarungen sicherstellt. In allen Gesellschaften des Konzerns wurden lokale Compliance-Verantwortliche eingesetzt. Die Compliance-Verantwortlichen dienen als primäre Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Mitarbeiter in den jeweiligen Unternehmen in allen Fragestellungen rund um das Thema Compliance. Sie sind aber auch Ansprechpartner des Chief Compliance Officer und verantwortlich für die Implementierung von durch den Vorstand ausgegebenen compliance-relevanten Leitlinien in ihren jeweiligen Unternehmen. Eine weitere wichtige Funktion ist die Entgegennahme von Hinweisen auf Compliance-Verstöße und die Abstimmung mit dem Chief Compliance Officer der euromicron AG bei der Bearbeitung solcher Verstöße. Der Chief Compliance Officer berichtet bezüglich aller Compliance-Themen regelmäßig an den Vorstand, er ist aber auch berechtigt und verpflichtet bei Compliance Verstößen unverzüglich den Vorstand zu informieren (open door policy). Der Aufsichtsrat wird regelmäßig durch den Chief Compliance Officer informiert.

Im Rahmen von Zusammenkünften aller Compliance Verantwortlichen der euromicron-Gruppe wird neben dem Erfahrungsaustausch sichergestellt, dass die vom Vorstand ausgegebenen Verhaltensleitlinien nachgehalten und ausgefüllt werden. Die Compliance- und IT- Verantwortlichen stehen hierzu auch in engem Austausch mit der Datenschutzbeauftragten der Unternehmensgruppe.

Damit ist die Compliance-Organisation der euromicron AG in allen Unternehmenseinheiten fest etabliert und gewährleistet eine effektive Struktur, bei der sowohl sichergestellt ist, dass konzernweite Vorgaben auch in die einzelnen Unternehmen weitergetragen werden, unternehmensspezifische Vorgaben erarbeitet und alle Mitarbeiter über einen kompetenten Ansprechpartner für compliance-relevante  Fragen und Hinweisen verfügen.

3.4 Weitere Informationen

Um den Compliance-Inhalten nicht nur im Kreis der Mitarbeiter und Führungskräfte, sondern auch mit unseren Geschäftspartnern gerecht zu werden, werden diese auch in unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen und anderen vertraglichen Vereinbarungen umgesetzt.